Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

CyberBase MKB is een dienst van HF IT B.V. (handelsnaam: Holland Firewall IT), gevestigd te Kampenringweg 45D, 2803 PE Gouda, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80810489. In deze privacyverklaring lichten wij toe hoe wij omgaan met persoonsgegevens van bezoekers van onze website en klanten van onze diensten.

Contact: info@cyberbasemkb.nl · +31 (0)10 668 0145

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, communicatie en wettelijke verplichtingen. Concreet:

2.1 Contact- en formuliergegevens

Wanneer u een van onze formulieren invult (adviesgesprek, zelfcheck, contact, e.d.) verwerken wij:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam, functie
• E-mailadres en eventueel telefoonnummer
• Inhoud van uw bericht of antwoorden op zelfchecks
• IP-adres en tijdstip van indiening (in serverlogs, voor misbruikdetectie)

2.2 Klantgegevens

Bij een actieve dienstverleningsovereenkomst verwerken wij aanvullend factuur- en correspondentiegegevens van uw organisatie en haar contactpersonen.

2.3 Technische/operationele data van klanten

Onze beveiligingsstack verwerkt logs, endpoint-telemetrie en netwerkmetadata uit uw infrastructuur. Deze data kan beperkt persoonsgegevens bevatten (bv. gebruikersnamen, IP-adressen). Wij treden hierbij op als verwerker en sluiten een aparte verwerkersovereenkomst met u af.

3. Doel en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Uitvoering van overeenkomst — leveren van onze diensten, facturatie, support (art. 6.1.b AVG)
• Wettelijke verplichting — boekhouding, fiscale bewaartermijnen (art. 6.1.c AVG)
• Gerechtvaardigd belang — reageren op contactverzoeken, beveiliging van onze infrastructuur, fraudedetectie (art. 6.1.f AVG)
• Toestemming — voor optionele zaken zoals een nieuwsbrief, als u zich daar expliciet voor opgeeft (art. 6.1.a AVG)

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Contactformulier-inzendingen — maximaal 24 maanden, daarna geanonimiseerd of verwijderd.
• Zelfcheck-antwoorden — maximaal 12 maanden voor verbeteringsanalyse, daarna geanonimiseerd.
• Klantgegevens — gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna 7 jaar voor fiscale bewaarplicht.
• Serverlogs — 90 dagen voor security-doeleinden.
• Klantdata in de security-stack — conform de verwerkersovereenkomst, in beginsel 12 maanden tenzij anders overeengekomen.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, behalve aan zorgvuldig geselecteerde verwerkers die ons ondersteunen bij de dienstverlening:

5.1 Subverwerkers

• Fibermax Networks B.V. (Nederland) — hosting van onze website en infrastructuur. Datacenter en alle data blijven in Nederland.
• Postmark (Verenigde Staten) — verzending van transactionele e-mail (formulierbevestigingen, bevestigingsmails). Doorgifte naar de VS vindt plaats op basis van Standard Contractual Clauses (SCC's) en aanvullende waarborgen conform AVG.

Onze SIEM- en monitoring-stack draait in ons eigen beheer op Nederlandse infrastructuur. Geen externe verwerker is hierbij betrokken.

5.2 Antimisbruik-controle

Om geautomatiseerde spam-inzendingen tegen te houden, raadplegen wij bij verzending van een formulier de publieke StopForumSpam-database (Verenigd Koninkrijk) met het door u opgegeven e-mailadres en het IP-adres van de afzender. Bij een hit wordt de inzending niet verwerkt. Daarnaast onderhouden wij een lokale blocklist van eerder gedetecteerde misbruik-adressen op onze eigen server. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG — beveiliging tegen misbruik). Inzendingen die de controle passeren, worden niet met derden gedeeld.

5.3 Wettelijke verplichtingen

Indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn (bv. op grond van een rechterlijke uitspraak), kunnen wij gegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten.

6. Beveiliging

Als cybersecurity-dienstverlener nemen wij beveiliging extra serieus. Wij hanteren passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleuteling van data in transit (TLS 1.2+) en at rest
• Multi-factor authenticatie voor alle medewerkers
• Least-privilege toegangsbeheer met audit logging
• Periodieke beveiligingstests en patchbeheer
• Incident-respons procedures en datalek-meldprocedure

7. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Rectificatie — u kunt vragen om onjuiste gegevens te corrigeren.
• Verwijdering ("recht om vergeten te worden") — onder bepaalde voorwaarden.
• Beperking van verwerking — u kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten.
• Dataportabiliteit — u kunt uw gegevens in gangbaar formaat opvragen.
• Bezwaar — tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekken toestemming — als verwerking op uw toestemming berust.

Stuur uw verzoek naar info@cyberbasemkb.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Identificatie kan vereist worden om misbruik te voorkomen.

8. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Wij plaatsen geen tracking- of advertentie-cookies. Zie ons cookiebeleid voor details.

9. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) als u van mening bent dat wij de AVG schenden. Wij waarderen het als u eerst contact met ons opneemt zodat wij eventuele zorgen direct kunnen adresseren.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd actualiseren. De meest recente versie vindt u altijd op deze pagina, met vermelding van de versiedatum bovenaan.